엑셀은 한글(워드)과 함께 가장 많이 사용되는 사무용 소프트웨어입니다. 기업이나 관공서에서 엑셀은 반드시 필요한 소프트웨어라고 할 수 있습니다. 그렇기 때문에 엑셀 사용 방법에 대하여 잘 알고 있는 것은 사회생활 또는 직장 생활에 있어서 매우 중요합니다.

하지만 엑셀은 함수와 같은 복잡한 개념을 가지고 있기 때문에 초보자들이 익히기에는 조금 어려운 면이 있습니다. 다행인 점은 엑셀에서 자주 사용되는 함수는 정해져있기 때문에 이 함수들에 대해서만 잘 알아두면 엑셀 사용에 있어서는 큰 문제가 없다는 점입니다. 이 글에서는 엑셀에서 자주 사용되는 함수에 대하여 알아보고, 그 사용 방법에 대해서도 알아볼 것입니다. 이 글에서 소개하는 모든 함수는 한컴오피스의 한셀에서도 사용할 수 있습니다.

단순한 사칙 연산 (SUM, PRODUCT)

엑셀을 사용하면서 가장 많이 사용되는 계산은 바로 사칙 연산입니다. 실제로 수학에서 사용되는 부호(+, -, *, /)를 이용하여 계산하는 것도 가능하지만, 엑셀에서는 간단한 사칙 연산을 위한 함수를 제공하고 있습니다. 덧셈을 위한 함수는 SUM이고, 곱셈을 위한 함수는 PRODUCT입니다. 부호를 사용하지 않고 이와 같은 연산 함수를 사용하는 경우에는 여러 셀의 값을 한 번에 처리할 수 있다는 장점이 있습니다.

만약 매우 간단한 계산을 하는 경우에는 수학 부호를 사용하는 것이 더 좋습니다. 함수를 사용하는 것보다는 직관적인 수학적 부호를 사용하는 것이 보기에도 좋고 속도도 빠르기 때문입니다.

엑셀에서 기본적으로 제공하고 있는 함수의 대부분은 수학 부호로 대체될 수 있습니다. 예를 들어, SUM 함수의 경우에는 + 부호로 대체될 수 있고, PRODUCT 함수의 경우에는 * 부호로 대체될 수 있습니다. 따라서 엑셀에서의 함수는 사용자가 좀 더 쉽고 빠르게 계산을 할 수 있도록 해주는 도구라고 보면 됩니다.

그런데 사칙 연산에는 뺄셈과 나눗셈도 포함됩니다. 엑셀에 뺄셈과 나눗셈에 대응하는 함수도 존재합니다. 그러나 뺄셈과 나눗셈 함수를 사용하는 것보다는 수학적 부호를 이용하는 것이 더 편리하기 때문에 이 글에서는 뺄셈과 나눗셈 함수는 소개하지 않습니다. 엑셀의 사용에 있어서 가장 중요한 것은 사용자의 편의입니다. 함수를 사용함으로써 고급스러운 문서를 작성하는 것은 가능하지만, 그것이 엑셀을 이용하는 이유는 아니잖아요?

평균값, 최댓값, 최솟값 (AVERAGE, MAX, MIN)

통계 자료를 작성하는데 있어서 평균값, 최댓값, 최솟값은 매우 중요합니다. 엑셀은 이에 대한 함수를 제공함으로써 사용자가 통계 자료를 작성하는데 매우 큰 도움을 주고 있습니다. 평균값을 구하는 함수는 AVERAGE이고, 최댓값을 구하는 함수는 MAX, 최솟값을 구하는 함수는 MIN입니다. 영어의 뜻이 그대로 함수 이름으로 사용되었기 때문에 쉽게 이해할 수 있을 것입니다.

아래의 이미지는 평균값, 최댓값, 최솟값을 구하는 과정을 보여주는 예시입니다. AVERAGE, MAX, MIN 함수는 모두 셀의 범위를 인수로 가지는 함수입니다. 쉼표를 이용하면 서로 떨어져있는 셀을 동시에 지정할 수도 있습니다. AVERAGE 함수는 선택된 셀 범위의 값을 모두 합한 후, 그 셀의 개수로 나누어 평균값을 구하는 함수이고, MAX 함수는 선택된 셀 중에서 가장 큰 값을 반환해주는 함수, MIN 함수는 선택된 셀 중에서 가장 작은 값을 반환해주는 함수입니다.

위에서 설명했듯이 대부분의 엑셀 함수는 수학적 부호로 대체될 수 있습니다. 따라서 AVERAGE 함수는 수학적 부호로 대체할 수 있습니다. 하지만 MAX와 MIN 함수는 수학적 부호로 대체될 수 없습니다. 왜냐하면 이 두 함수는 연산보다는 검색의 기능에 가깝기 때문입니다. 어느 한 값을 검색해내는 함수이기 때문에 이와 같은 함수는 수학적 부호로 대체될 수 없습니다.

AVERAGE, MAX, MIN 함수는 점수와 관련된 통계표를 작성할 때 자주 사용됩니다. 전체 평균 점수는 몇 점이고, 최고 점수를 받은 사람은 누구이고, 최저 점수를 받은 사람은 누구인지 알고 싶을 때 이 함수를 사용하면 됩니다.

조건에 맞는 셀의 수 (COUNT, COUNTA, COUNTIF)

COUNT 함수 세트는 활성화되어 있는 셀의 개수를 알아낼 때 사용되는 함수 세트입니다. 각각의 함수마다 사용상의 차이점이 있는데요. 가장 기본적인 COUNT 함수는 숫자가 포함되어 있는 셀의 개수를 알아낼 때 사용됩니다. COUNTA 함수는 숫자와 텍스트가 포함되어 있는 셀의 개수를 알아낼 때 사용됩니다. 즉, 숫자만을 대상으로 하는 경우에는 COUNT 함수를, 셀의 모든 데이터를 대상으로 하는 경우에는 COUNTA 함수를 사용하면 됩니다.

아래의 이미지는 COUNT, COUNTA, COUNTIF 함수의 사용 방법을 보여주는 예시입니다. COUNT 함수는 숫자만 포함하고 있는 셀의 개수를 알아낸다는 사실과 COUNTA와 COUNT 함수와의 차이점을 쉽게 이해할 수 있을 것입니다.

COUNTIF 함수는 COUNT 함수에 조건이 포함되어 있는 함수입니다. 사용자가 지정한 조건을 충족하는 셀의 개수를 알아냅니다. COUNTIF 함수는 복잡한 조건문을 필요로 하지 않습니다. 위의 예제에서와 같이 찾고자 하는 숫자만 입력하면 됩니다.

날짜 계산 (TODAY, NOW, DATE, YEAR, MONTH, DAY, DAYS360)

엑셀에서 날짜가 중요하게 사용되기도 합니다. 엑셀에는 많은 종류의 날짜 함수가 있습니다. 모든 날짜는 1900년 1월 1일을 기준으로 일 단위로 계산됩니다. 예를 들어, 1은 1900년 1월 1일로 인식되고, 2는 1900년 1월 2일로 인식됩니다.

엑셀에서 자주 사용되는 날짜 계산 함수로는 TODAY, NOW, DATE, YEAR, MONTH, DAY, DAYS360 등이 있습니다. 각각의 함수 사용 방법은 아래의 예제 이미지를 통하여 알아보도록 하겠습니다.

TODAY 함수는 오늘 날짜를 구할 때 사용됩니다. 시간이 나오지 않는다는 점이 NOW 함수와의 차이점입니다. NOW 함수는 오늘의 날짜와 함께 현재의 시간까지 표시됩니다. TODAY 함수와 NOW 함수는 실시간 함수이기 때문에 문서 새로고침을 하는 경우에는 셀 값이 변동됩니다.

날짜 값이 실시간으로 변동되기 때문에 TODAY 함수와 NOW 함수는 현재의 시간으로부터 언제까지 또는 과거의 시간으로부터 현재까지의 실시간 변동 값을 구할 때 주로 사용됩니다.

아래의 이미지는 특정한 날짜에서 연, 월, 일을 추출할 때 사용되는 YEAR, MONTH, DAY 함수의 사용 방법 예시입니다. 2015년 6월 12일이라는 날짜 데이터에서 각각의 함수를 이용하면 2015, 6, 12의 값을 얻을 수 있습니다.

아래의 이미지는 날짜를 계산할 때 사용되는 DATE 함수의 사용 방법 예시입니다.

DATE 함수는 날짜를 계산할 때 사용됩니다. 연, 월, 일을 기본 인수로 받아들이고, 사용자가 입력한 날짜를 달력에 맞게 변환하여 반환하는 역할을 하는 함수입니다. 실제 달력에 맞게 날짜가 계산되기 때문에 2015년 6월 31일과 같이 존재하지 않는 날짜는 나오지 않습니다. 그리고 위에서 설명했듯이 YEAR, MONTH, DAY 함수는 날짜 데이터에서 연, 월, 일을 추출할 때 사용됩니다. 보통 오늘 날짜에서부터 특정일까지의 날짜를 계산할 때 TODAY, DATE, YEAR, MONTH, DAY 함수를 사용합니다.

DAYS 함수와 DAYS360 함수는 두 날짜 사이의 일수를 구하는 함수입니다. DAYS 함수는 365일을 기준으로 하는 함수이며, DAYS360 함수는 360일을 기준으로 하는 함수입니다. 360일을 기준으로 하는 함수가 필요한 이유는 날짜 계산을 편리하게 하기 위함입니다. 만약 윤달2월 29일이 포함되어 있는 해의 날짜를 계산할 때에는 366일을 기준으로 해야 하는데 사용자가 일일이 윤달에 신경 쓸 필요 없이 모든 년에 적용시킬 수 있는 함수가 바로 DAYS360 함수입니다.

날짜 함수는 엑셀에서 의외로 많이 사용됩니다. 이에 따라 엑셀에는 날짜 함수 분류가 따로 있을 정도로 날짜와 관련된 함수가 매우 많이 있습니다. 하지만 위에서 소개했던 날짜 함수가 가장 많이 사용된다고 보면 됩니다.

데이터 검색 (VLOOKUP, HLOOKUP)

엑셀에서는 간단한 데이터 검색 작업도 할 수 있습니다. 가장 많이 사용되는 데이터 검색 함수로는 VLOOKUP과 HLOOKUP 함수가 있습니다. 이 두 함수는 완성된 데이터에서 사용자가 원하는 값을 추출할 때 사용됩니다. 엑셀을 데이터베이스의 한 종류로 사용할 수 있는 이유입니다.

그러나 MySQL, MSSQL, 액세스와 같은 데이터베이스 관리 시스템(DBMS)을 이용하는 것보다는 엑셀이 당연히 기능적으로는 많이 불편하기 때문에 엑셀을 이용한 데이터 관리는 제한적으로 하는 것이 좋습니다.

아래의 이미지는 VLOOKUP 함수와 HLOOKUP 함수를 사용한 예제입니다. 두 함수의 사용 방법은 동일합니다. 단, VLOOKUP 함수는 열을 기준으로 하는 함수이고, HLOOKUP 함수는 행을 기준으로 하는 함수입니다.

이 두 함수를 이용하면 방대한 표 데이터에서 사용자가 원하는 값을 찾아낼 수 있습니다. 또한 이 두 함수는 실시간으로 작동하기 때문에 새로운 값을 입력했을 때에도 정확한 값을 찾아낼 수 있습니다.

위의 예제에서는 검색하는 값을 사용자가 직접 입력하여 고정된 값으로 하였으나, 실무에서는 검색하는 값을 셀의 내용으로 하는 경우가 많습니다. 검색 값을 셀의 내용으로 하는 경우에는 엑셀을 이용하여 자동화된 검색 시스템을 만들 수도 있습니다.

조건이 포함되어 있는 덧셈 (SUMIF)

엑셀을 이용하여 문서를 작성하다보면 조건에 맞는 값만 더해야 하는 상황이 종종 발생합니다. 이런 경우에는 SUMIF 함수를 이용하면 됩니다. SUMIF 함수는 덧셈 함수인 SUM 함수에 조건문 기능이 추가된 함수입니다. IF 함수와 같이 사용자가 직접 조건문을 지정할 수도 있고, 조건문 적용 셀 범위를 지정하여 조건문 적용 셀과 덧셈이 되는 셀을 서로 분리할 수도 있습니다.

아래의 이미지는 SUMIF 함수를 사용한 예제입니다. 왼쪽 이미지는 사용자가 직접 조건문을 입력하여 해당 조건문에 맞는 셀의 값만 더하는 경우입니다. IF 함수에 입력하는 것과 동일한 방법으로 조건을 입력하면 됩니다. 아래의 예제에서는 셀의 값이 500 이상인 경우에만 덧셈을 하게 됩니다.

SUMIF 함수는 조건 셀과 덧셈이 이루어지는 셀을 분리하는 기능도 갖추고 있습니다. SUMIF 함수의 첫 번째 인수는 조건이 적용되는 셀 범위인 동시에 덧셈이 이루어지는 셀 범위입니다.

하지만 SUMIF 함수의 마지막 세 번째 인수를 입력하면 첫 번째 인수는 조건 셀 범위가 됩니다. 위의 두 번째 예제를 보면 알 수 있듯이 SUMIF 함수의 세 번째 인수에 덧셈이 이루어지는 셀 범위를 지정하면 첫 번째 셀은 조건 셀이 됩니다.

세 번째 인수를 입력하였을 때에는 첫 번째 인수에 입력된 셀 범위에서 조건에 맞는 셀을 검색하고, 세 번째 인수로 입력된 셀 범위에서 조건에 맞는 셀과 같은 행에 있는 셀의 값을 모두 더하게 됩니다. 위의 예제를 보면 쉽게 이해할 수 있을 것입니다. SUMIF 함수에서 주의해야 하는 점은 조건 셀의 범위와 합계 셀의 범위가 동일한 행에 있어야 한다는 점입니다. 만약, 다른 행에 위치하는 경우에는 조건 합이 제대로 이루어지지 않습니다.

마무리

지금까지 엑셀에서 자주 사용되는 함수에 대하여 알아보았습니다. 엑셀은 실무적으로 매우 자주 사용되는 스프레드시트 소프트웨어이기 때문에 이 글이 지금 당장은 아니더라도 나중에는 큰 도움이 될 수도 있을 것입니다. 대학교 과제를 수행하기 위하여 이 글을 지금 읽고 있는 것이라면, 이 글에서 설명하고 있는 함수들은 반드시 잘 알아두시기 바랍니다. 그러면 가까운 미래에 대학교를 졸업한 후 직장에서 엑셀 고수라는 별명을 얻을 수 있을 것입니다.

이 글에서 미처 설명하지 못 한 엑셀에서 자주 사용되는 몇몇 함수에 대해서는 추후에 새로운 글에서 따로 설명하도록 하겠습니다. 지금까지 긴 글을 읽어주셔서 감사합니다.